Відповідно до Переліку 2010 року термін зберігання посадових інструкцій та положень про структурні підрозділи 75 років, отже, вони підлягають передачі до архіву організації після 2-х років закінчення діловодством (зберігання у структурних підрозділах).
Документи, що передаються в архів, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватись — тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких закінчився термін зберігання, підлягають знищенню.
Є кілька видів документів, що відрізняються в залежності від термін зберігання: документи тимчасового термін зберігання до 10 років, понад 10 років; документи довгострокового термін зберігання понад 10 років; документи, термін зберігання яких «постійно».
Книги державної реєстрації актів громадянського стану (актові книги) зберігаються в органах запису актів громадянського стану протягом ста років від дня складання записів актів громадянського стану.